ใช้งานฟีเจอร์เมนูแบบเลื่อนลง (dropdown lists) พร้อมกฎการตรวจสอบข้อมูล (data validation) ใน Google ชีต ช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล ให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
คุณกำลังมองหาตัวช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานใน Google ชีต ด้านการสร้างและแก้ไขรายการอยู่ใช่หรือเปล่า? …คุณต้องการพัฒนาการจัดรูปแบบและการเคลียร์ข้อมูลภายใน Google ชีตอยู่หรือไม่? … หากเป็นเช่นนั้น เราขอแนะนำฟีเจอร์ “เมนูแบบเลื่อนลงพร้อมกฎการตรวจสอบข้อมูล” (dropdown with data validation rules)
ด้วยฟีเจอร์นี้คุณสามารถตั้งค่าจำกัดประเภทคำหรือรายการ (value) ที่ต้องการเพิ่มลงในเซลล์ผ่านทาง worksheet ได้ ช่วยเพิ่มความถูกต้องแม่นยำให้กับข้อมูล ลดข้อผิดพลาด รวมถึงช่วยลดเวลาทำงานของคุณได้ โดยสามารถตั้งค่ากฎการตรวจสอบข้อมูลได้อย่างน้อย 1 รายการ ด้วยการแยกกฎการตรวจสอบข้อมูลในแต่ละคอลัมน์บนสเปรตชีต คุณจึงสามารถควบคุมการเพิ่มคำหรือรายการต่าง ๆ (value) ของผู้ใช้รายอื่นบนชีตได้
สำหรับการเริ่มใช้งาน ให้คลิกปุ่ม “ข้อมูล” ที่แผงด้านบนของหน้าจอ และเลือก “การตรวจสอบข้อมูล” จะปรากฏหน้าต่างขึ้นทางด้านขวามือ ให้คลิก “เพิ่มกฎ” ในส่วนเกณฑ์ ให้เลือก “เมนูแบบเลื่อนลง” จากนั้นคุณจะสามารถป้อนคำที่ต้องการใช้ หรือกำหนดค่าในแต่ละช่องด้วยตนเองได้ หลังจากกำหนดค่าทั้งหมดแล้ว ให้คลิก “เสร็จสิ้น”
ในทางตรงกันข้าม หากคุณมีคำหรือรายการสำหรับการป้อนข้อมูลจำนวนมาก และไม่ต้องการเพิ่มกฎทีละรายการด้วยตนเอง คุณสามารถกรอกข้อมูลหรือกำหนดค่าที่ต้องการไว้ในหน้าเอกสารข้อมูล (data sheet) จากนั้นจึงเพิ่มกฎการตรวจสอบข้อมูล
หลังจากที่เตรียม data sheet แล้ว ให้ทำการเพิ่มชีตหน้าใหม่ โดยจัดคอลัมน์ไว้สำหรับคำหรือรายการรูปแบบเมนูแบบเลื่อนลง ตรงแผงหน้าจอด้านบน ให้คลิกปุ่ม “ข้อมูล” เลือก “การตรวจสอบข้อมูล” จะปรากฏหน้าต่างขึ้นทางด้านขวามือเช่นเดียวกับวิธีการที่แล้ว จากนั้นคลิก “เพิ่มกฎ” ในส่วนเกณฑ์ ให้เลือก “เมนูแบบเลื่อนลง (จากช่วง)” จากนั้นเลือกช่วงข้อมูลจากหน้า data sheet ของคุณ ในขั้นตอนนี้คุณสามารถล็อกแถวและคอลัมน์เพื่อการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ (Absolute reference) ตัวอย่างเช่น = $A2$:$A10$ เพื่อให้เซลล์ที่อ้างถึงไม่เปลี่ยนตำแหน่ง ตามเซลล์ที่คัดลอกหรือเคลื่อนที่ไป ด้วยวิธีการนี้คุณสามารถป้อนคำ, ข้อมูลเพิ่มใน data sheet ได้ โดยคำหรือข้อมูลเหล่านั้นจะปรากฏอยู่ในรายการแบบเลื่อนลงของกฎการตรวจสอบข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ฟีเจอร์ตรวจสอบข้อมูลใน Google ชีต ช่วยให้คุณมั่นใจว่าข้อมูลที่ได้ทำการเพิ่มไปนั้น มีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ ช่วยลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา ช่วยซัพพอร์ตด้านการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้ดีขึ้น เป็นที่ทราบโดยทั่วกันว่าฟีเจอร์นี้ช่วยเพิ่มความสามารถการใช้งาน Google ชีต ครั้งถัดไปเราขอแนะนำให้ลองใช้เมนูแบบเลื่อนลงพร้อมกฎการตรวจสอบข้อมูล (dropdown with data validation rules) ช่วยพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานให้กับคุณ
สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ ที่นี่
ที่มา: Google Support