คุณทราบถึงความแตกต่างระหว่าง Google Workspace และ Gmail แบบฟรี หรือไม่ ?
ในปัจจุบัน อาจมีบางองค์กรที่ยังใช้ Gmail แบบฟรีในการติดต่อทางธุรกิจ ทว่าคุณรู้หรือไม่ว่าการใช้ Gmail แบบฟรีเพื่อติดต่อธุรกิจนั้น อาจมีความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เพราะเมื่อเร็ว ๆ นี้ประเทศไทยได้เริ่มบังคับใช้ พรบ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลหรือ PDPA แล้ว นอกจากนี้การใช้ Gmail แบบฟรีติดต่อธุรกิจ อาจมีกรณีเรื่องการสูญเสียความน่าเชื่อถือจากลูกค้าหรือคู่ค้า อันจะส่งผลต่อความร่วมมือทางธุรกิจอีกด้วย
มาดูกันว่า Google Workspace นั้นมีข้อแตกต่างจาก Gmail แบบฟรีอย่างไร
*หากคุณต้องการทราบว่า “Google Workspace จะช่วยยกระดับความปลอดภัยองค์กรของคุณให้สอดคล้องกับ PDPA ได้อย่างไร” สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ ที่นี่
การมีฟังก์ชั่นผู้ดูแลระบบและความปลอดภัย
Google Workspace มีฟังก์ชันสำหรับผู้ดูแลระบบ เรียกว่า “คอนโซลผู้ดูแลระบบ” ที่สามารถเข้าถึงได้เฉพาะผู้ได้รับสิทธิ์ เช่นพนักงานแผนก IT หรือ ผู้ที่ได้รับมอบหมายจากบริษัท ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถทำการตั้งค่าที่จำเป็นต่าง ๆ เพื่อให้สอดคล้องตามนโยบายด้านความปลอดภัย
หากบริษัทของคุณใช้ Gmail แบบฟรีติดต่อทางธุรกิจ และเกิดมีพนักงานลาออกอย่างกระทันหัน ข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานคนนั้นอาจสูญหายไป โดยไม่สามารถกู้ข้อมูลกลับคืนมาได้
แต่ถ้าองค์กรของคุณใช้งาน Google Workspace และหากเกิดปัญหาข้างต้นนี้ บริษัทจะยังคงมีข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานคนนั้นอยู่ และสามารถกู้คืนได้แม้พนักงานคนนั้นจะลบทิ้งแล้วก็ตาม โดยผู้ดูแลระบบสามารถเปลี่ยนรหัสผ่านของบัญชี และโอนข้อมูลไปยังผู้ใช้รายอื่นในองค์กรได้
ซึ่ง Google Workspace มีฟังก์ชันสำหรับการจัดการข้อมูลได้อย่างเหมาะสม สร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท
การควบคุมแอปพลิเคชั่นและการตั้งค่านโยบายความปลอดภัย
ในการใช้งาน Google Workspace คุณสามารถกำหนดและใช้ชื่อโดเมนตามที่ต้องการได้ เช่น ชื่อโดเมนบริษัทคุณเอง “yourcompanyname.co.th” ซึ่งมีผลต่อความน่าเชื่อถือในการทำธุรกิจเป็นอย่างมาก หากคุณใช้ gmail.com เป็นอีเมลติดต่อทางธุรกิจ ลูกค้าหรือคู่ค้าอาจมองว่าบริษัทคุณ “ละเลยไม่ตระหนักถึงนโยบายความปลอดภัย” อาจส่งผลกระทบต่อการทำธุรกิจ
ในส่วนการใช้งาน ปฏิทินและไดรฟ์ของ Google Workspace ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดสิทธิ์การแชร์ข้อมูลออกไปภายนอก ซึ่งต่างจากการใช้ Gmail แบบฟรี ที่ผู้ใช้งานสามารถแชร์ข้อมูลออกไปนอกโดเมนได้อย่างอิสระ ไม่สามารถตรวจสอบหรือควบคุมได้ ทำให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูล
ใน Google Workspace คุณสามารถทำการตั้งค่าได้อย่างละเอียด เช่น ตั้งค่าอนุญาตการแชร์ไปยังภายนอกไว้แต่แรก หรือกระทั่งไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ทำการแชร์ข้อมูล หรืออนุญาตให้แชร์เฉพาะกับบางบริษัทที่ได้ทำการตั้งค่าไว้*
เนื่องจากผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบบันทึกกิจกรรมของผู้ใช้ได้* จึงสามารถตรวจสอบว่าข้อมูลดังกล่าวถูกแชร์ไปยังภายนอกโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่ และหากสงสัยว่ามีการดาวน์โหลดข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต ผู้ดูแลระบบก็จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเช่นกัน
*ขึ้นอยู่กับรุ่นที่ใช้งาน
Gmail
ปฏิทิน
ไดรฟ์
ตามที่ได้กล่าวว่า Google Workspace มีฟังก์ชันพื้นฐานที่เอื้อต่อความปลอดภัยด้านการดำเนินธุรกิจ อีกทั้งยังมีผู้ดูแลระบบที่คอยจัดการตั้งค่ากำหนดสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสมให้แก่ผู้ใช้งาน พวกเขาจึงไม่ต้องกังวลถึงข้อกำหนดต่าง ๆ ที่เป็นเรื่องซับซ้อนในด้านความปลอดภัย
เป็นอย่างไรกันบ้างคะ? ตอนนี้คุณคงตระหนักถึงความเสี่ยงของการใช้บัญชี Gmail แบบฟรีติดต่อธุรกิจกันแล้วใช่ไหม…ขณะนี้ Google Workspace มีผลิตภัณฑ์รองรับการใช้งานหลายรุ่น หากคุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบได้ตามลิงก์ด้านล่าง