หากคุณเป็นผู้ใช้งาน Google Workspace อาจไม่ค่อยได้ใช้ไฟล์ Microsoft Office สักเท่าไร ทว่าหากลูกค้าหรือคู่ค้าทางธุรกิจยังใช้ Microsoft Office อยู่ (เช่น Excel, Word, PowerPoint) บางครั้งจึงทำให้คุณต้องทำงานควบคู่กับไฟล์ Microsoft Office อยู่บ้าง
แต่ไม่ต้องเป็นกังวลไป เพราะขณะที่คุณใช้ Google Workspace คุณยังสามารถทำงานร่วมกับไฟล์ Microsoft Office ได้ แม้จะไม่ได้ลงโปรแกรม Office ไว้ก็ตาม
โดยคุณสามารถใช้ไฟล์ Microsoft Office ทำงานร่วมกับ Google ไดรฟ์ ได้ตามวิธีด้านล่าง:
– วิธีที่หนึ่ง การเพิ่มและเปิดไฟล์ Office ในไดรฟ์
– วิธีที่สอง การใช้งานไฟล์ Office และซิงค์ไฟล์ไปยังไดรฟ์ (ต้องใช้ Office)
– วิธีที่สาม การแปลงไฟล์ Office เป็นไฟล์ Google
เราลองมาศึกษาแต่ละวิธีกัน
1. การเพิ่มและเปิดไฟล์ Office ในไดรฟ์
ใน Google ไดรฟ์ คุณสามารถอัปโหลด เก็บ และ แชร์ข้อมูลในไฟล์รูปแบบต่าง ๆ ซึ่ง Microsoft Office ก็ถือเป็นไฟล์ประเภทหนึ่ง
ยกตัวอย่างเช่น แผนเสนองานขายในไฟล์ PowerPoint, รายชื่อลูกค้าไฟล์ Excel, รายงานการประชุมไฟล์ Word ซึ่งไฟล์เหล่านี้สามารถถูกอัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์ในรูปแบบไฟล์ Microsoft Office ตามต้นฉบับได้
และหากคุณเปิดไฟล์ Office บน Google ไดรฟ์ คุณจะสามารถใช้ฟังก์ชั่นแก้ไขไฟล์ร่วมกันได้
ซึ่งนอกจากจะเก็บไฟล์งานไว้ใน Google ไดรฟ์ได้อย่างปลอดภัยแล้ว ยังสามารถแก้ไข
และทำงานร่วมกับคนในทีมได้อีกด้วย
ขั้นตอนการเพิ่มและเปิดไฟล์ Office ในไดรฟ์
1. เปิด ไดรฟ์
2. คลิก [ใหม่ ( + ) ] และ [อัปโหลดไฟล์] / หรือ ลากและวาง ไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
3. เลือกไฟล์ Office ที่คุณต้องการอัปโหลด
4. ใน ไดรฟ์ ให้คลิกขวาที่ไฟล์ Office, เปิดด้วย Google เอกสาร, Google ชีต หรือ Google สไลด์
5. แก้ไขและทำงานร่วมกันในไฟล์ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในไฟล์ Office ต้นฉบับ
2. การใช้งานไฟล์ Office และซิงค์ไฟล์ไปยังไดรฟ์ (ต้องใช้ Office)
หากคุณต้องการแก้ไขไฟล์ Office ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ขอแนะนำให้ใช้ Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป
ซึ่ง Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป จะช่วยให้คุณใช้งานและซิงค์ไฟล์ในไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้คุณยังสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์จาก Office ได้อีกด้วย
ขั้นตอนการใช้งานไฟล์ใน Office และซิงค์ไฟล์ไปยังไดรฟ์
1. หากคุณยังไม่ได้ติดตั้ง Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป ให้ดำเนินการติดตั้งในคอมพิวเตอร์ของคุณ
ระบบจะเพิ่มโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์
2. เพิ่มไฟล์ Office ลงในโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์ในคอมพิวเตอร์
3. ใน Office ให้คลิก [ไฟล์] จากนั้น [เปิด] และค้นหาโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์
4. คลิกไฟล์ Office ที่ต้องการและคลิก [เปิด]
5. แก้ไขไฟล์
การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับไฟล์ใน Office จะซิงค์ในไดรฟ์
*หากคุณไม่สามารถติดตั้ง Google ไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อป อาจเป็นเพราะยังไม่ได้รับอนุญาตจากผู้ดูแลระบบ ขอให้ติดต่อผู้ดูแลระบบของคุณ
3. การแปลงไฟล์จาก Office เป็นไฟล์ Google
คุณสามารถแปลงไฟล์ Office และไฟล์ PDF เป็นไฟล์ เอกสาร, ชีต หรือ สไลด์ ได้
ขั้นตอนการแปลงไฟล์ Office เป็นไฟล์ Google
1. เปิด ไดรฟ์ แล้วดับเบิลคลิกที่ไฟล์ Office
2. คลิกไฟล์ บันทึกเป็น Google เอกสาร/ชีต/สไลด์
หากต้องการแปลงไฟล์ Office ทั้งหมดที่อัปโหลดในอนาคตเป็น Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์โดยอัตโนมัติ ให้ทำดังนี้
1. ใน Drive ให้คลิกการตั้งค่าที่ด้านบน [ปุ่มการตั้งค่า] > [ตั้งค่า]
2. ถัดจากแปลงรายการอัปโหลด ให้เปิด [แปลงไฟล์ที่อัปโหลดเป็นรูปแบบเครื่องมือแก้ไข Google เอกสาร]
หมายเหตุ: ระบบจะไม่แปลงไฟล์ที่อัปโหลดก่อนหน้านี้
กรณีที่คุณพบปัญหา ให้ลองเก็บไฟล์ในรูปแบบ Excel หรือทำการแปลงไฟล์เป็นชีต
การแปลงไฟล์สเปรดชีต Excel เดิมเป็นไฟล์ชีตเหมาะกับกรณีที่:
– คุณต้องการทำงานหรือแก้ไขเอกสารร่วมกับทีมพร้อมกัน
– ชุดข้อมูลรองรับข้อมูลไม่เกิน 5 ล้านเซลล์
การทำงานในไฟล์สเปรดชีต Excel เดิมต่อไปเหมาะกับกรณีที่:
– ชุดข้อมูลต้องรองรับข้อมูลมากกว่า 5 ล้านเซลล์ขึ้นไป
– เมื่อคุณใช้ส่วนเสริม Hyperion กับ Excel
– เมื่อคุณใช้ประเภทแผนภูมิที่มีลักษณะเฉพาะ เช่น แผนภูมิพีระมิด 3 มิติ หรือแผนภูมิวงกลม
– เมื่อคุณต้องการปรินท์เอกสาร
เป็นอย่างไรบ้างคะ? เราหวังว่าคุณจะสามารถใช้และจัดการไฟล์ Office ของคุณด้วย Google ไดรฟ์ และทำงานควบคู่กันได้อย่างสะดวกปลอดภัยยิ่งขึ้น
หากคุณต้องการทราบรายละเอียดวิธีการใช้งาน Google Workspace เพิ่มเติม กรุณาติดต่อเราได้ ที่นี่